Перед тим як розпочати оцифрування документів, що підтверджують трудову діяльність, варто обов’язково провести їх попередню перевірку. Йдеться про детальний аудит трудової книжки: необхідно уважно проаналізувати всі записи, переконатися в їх правильності, а у разі виявлення неточностей — виправити їх. Лише після цього доцільно переходити до сканування та завантаження документів на електронний портал Пенсійного фонду України.
Фото та відео інструкції: «Як внести трудову книжку до пенсійного фонду самостійно онлайн?» тут
Основні етапи перевірки трудової книжки
1. Аналіз титульної сторінки
Перш за все потрібно перевірити правильність заповнення першої сторінки документа. Особливу увагу слід звернути на:
- повне написання прізвища, імені та по батькові без скорочень;
- у разі зміни прізвища — попередні дані мають бути акуратно закреслені однією лінією, а поруч зазначене нове прізвище;
- на внутрішній частині обкладинки повинна бути інформація про документ, на підставі якого внесено зміни (із зазначенням номера, дати та реквізитів);
- наявність підпису уповноваженої особи та печатки установи;
- правильність зазначення дати народження;
- підпис власника трудової книжки;
- підпис відповідальної особи підприємства;
- наявність печатки організації або відділу кадрів.
2. Перевірка розділу про трудову діяльність
Далі необхідно проаналізувати записи в розділі «Відомості про роботу». Тут важливо, щоб:
- були чітко вказані дати прийняття на роботу та звільнення;
- зазначалося повне найменування підприємства, установи чи організації;
- правильно вказувалася посада або професія;
- містилися реквізити наказів (номер і дата), на підставі яких здійснено запис.
Якщо підприємство змінювало назву, це повинно бути зафіксовано окремим записом із посиланням на відповідний документ.
Особливо важливо, щоб записи про звільнення або переведення відповідали формулюванням чинного законодавства та містили посилання на відповідні норми. Усі такі записи мають бути завірені печаткою.
3. Які документи можна використовувати для оцифрування
Для внесення інформації про трудовий стаж до електронної системи допускається використання не лише трудової книжки. До переліку документів також входять:
- документи про освіту;
- військовий квиток;
- свідоцтво про народження дитини (для підтвердження періодів декретної відпустки);
- трудові договори;
- довідки про періоди роботи (у разі відсутності записів у трудовій книжці).
Це дозволяє максимально повно відобразити трудову історію людини.
Де переглянути електронну трудову книжку
Після завершення процедури оцифрування всі дані стають доступними в електронному форматі. Переглянути їх можна:
- в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України;
- у мобільному застосунку «Пенсійний фонд».
Для цього потрібно обрати розділ «Електронна трудова книжка», перейти до пункту «Дані ЕТК» та відкрити вкладку «Відцифрована ЕТК». У розділі зі скан-копіями відображаються всі документи, які були подані для підтвердження трудового стажу.
Висновок
Оцифрування трудової книжки — це важливий крок для забезпечення точного обліку стажу та майбутніх пенсійних виплат. Проте якість цього процесу напряму залежить від правильності підготовки документів. Саме тому попередній аудит дозволяє уникнути помилок, неточностей і можливих проблем у майбутньому.
