Оцифрування трудової книжки — відповідає на часті питання українців керівник Центру Права ЛексЮкрейн Вікторія Корєтнік

Оцифрування трудової книжки — це внесення сканованих копій трудової та інших документів про стаж до реєстру Пенсійного фонду України (ПФУ) для формування електронної трудової книжки. Це забезпечує автоматичне призначення пенсій та збереження даних. Перехідний період триває до 10 червня 2026 року.

ВІДЕО КУРС З ІНСТРУКЦІЯМИ «ЯК ОЦИФРУВАТИ ТРУДОВУ КНИЖКУ САМОСТІЙНО» — ТУТ

Вікторія Корєтнік — провідний правник України. Має більше 20 років юридичної практики. В 2017 році заснувала центр права та захисту ЛексЮкрейн.

Найчастіші питання та відповіді:

Де перевірити свою трудову книжку? На порталі електронних послуг ПФУ в особистому кабінеті (вхід через КЕП, BankID або «Дію»).

Хто має сканувати? Працівник або роботодавець. Скан-копії подаються через особистий кабінет на порталі ПФУ.

Які документи потрібні? Трудова книжка, документи про навчання, військовий квиток, свідоцтво про народження дітей (для жінок).

Наші послуги:

• тільки ОЦИФРУВАТИ сторінки трудової  книжку (завантажити в кабінет пенсійного фонду) 2200 грн.
•  аудит кабінету, трудової книжки, всіх документів на можливі помилки перед оцифрування 4500 грн. 
• Якщо оплачуєте одним платежем аудит та оцифрування — тоді загальна вартість  складе 5800 грн. 

Для аудиту та оцифровки нам потрібно скани або фото ваших документів та КЕП файлом.

По всім питанням пишіть нашій команді в телеграм  https://t.me/FoundationLexUkraine

Що з паперовою книжкою? Після оцифрування вона видається працівнику на зберігання.
Якщо не оцифрувати до 10 червня 2026? Дані все одно можна буде внести пізніше, але краще зробити це раніше для автоматичного нарахування стажу.

Скануються всі записи, навіть ті, що внесені після 10.06.2021. Переглянути результат можна у вкладці «Відцифрована ЕТК

Оцифрування трудової книжки: часті питання та відповіді

Оцифрування трудової книжки — це важливий етап переходу до сучасної системи обліку трудового стажу в Україні. Багато громадян вже стикаються з необхідністю перевести паперові записи в електронний формат, однак процес викликає чимало запитань. У цій статті розглянемо найпоширеніші з них, а також пояснимо, як правильно провести оцифрування трудової книжки онлайн та уникнути помилок.

Що таке оцифрування трудової книжки?

Оцифрування трудової книжки — це внесення даних про трудову діяльність працівника до електронного реєстру. Фактично йдеться про створення електронної трудової книжки, яка містить усю інформацію про стаж, місця роботи, посади та періоди зайнятості.

Цей процес необхідний для того, щоб держава могла коректно обліковувати страховий стаж для пенсії та забезпечити автоматичне призначення пенсій у майбутньому.

Чи обов’язково оцифровувати трудову книжку?

Так, поступово всі паперові трудові книжки переводяться в електронний формат. Хоча формально це відбувається поетапно, краще не відкладати процедуру, адже перевірка трудового стажу онлайн дозволяє уникнути проблем у майбутньому.

Якщо записи не внесені в систему, можуть виникнути труднощі з підтвердженням стажу при оформленні пенсії.

Чи можна зробити оцифрування самостійно?

Так, технічно це можливо через електронні сервіси. Але тут є важливий нюанс: перед тим як подати документи, варто провести аудит трудової книжки.

Часто в документах зустрічаються:

• помилки в датах;
• відсутність печаток або підписів;
• неправильні формулювання;
• пропущені періоди роботи.

Якщо ці дані одразу внести до системи, виправити їх буде складніше. Саме тому юридична допомога з оцифрування трудової книжки є доцільною.

Що таке аудит трудової книжки?

Аудит трудового стажу — це перевірка всіх записів у трудовій книжці перед їх внесенням до електронного реєстру.

Фахівці аналізують:

• правильність оформлення записів;
• наявність усіх необхідних відміток;
• відповідність записів законодавству;
• повноту трудового стажу.

Такий підхід дозволяє виявити помилки заздалегідь і уникнути проблем із пенсійними виплатами.

Які документи потрібні для оцифрування?

Для процедури зазвичай необхідні:

• паспорт та ІПН;
• трудова книжка (всі заповнені сторінки);
• додаткові документи (за потреби): довідки, накази, контракти.

У деяких випадках може знадобитися відновлення трудового стажу, якщо частина інформації втрачена.

Скільки часу займає оцифрування?

Тривалість залежить від складності випадку. Якщо всі документи оформлені правильно — процедура проходить швидко. Якщо ж потрібні додаткові перевірки або виправлення, процес може зайняти більше часу.

Саме тому перевірка стажу перед виходом на пенсію має проводитися завчасно.

Чи можна оцифрувати трудову книжку онлайн?

Так, сьогодні доступне оцифрування трудової книжки онлайн. Ви можете подати документи дистанційно, не відвідуючи державні установи.

Наш Центр права пропонує:

• повний супровід процедури;
• перевірку та аудит документів;
• підготовку та подання даних;
• консультації щодо пенсійного стажу.

Це особливо актуально для тих, хто перебуває за кордоном або не має можливості особисто звертатися до установ.

Які ризики при самостійному внесенні даних?

Основні ризики:

• внесення помилкових даних;
• втрата частини стажу;
• відмова у зарахуванні окремих періодів;
• зменшення розміру пенсії.

Тому аудит трудової книжки перед оцифруванням — це не просто рекомендація, а необхідність.

Як перевірити свій стаж?

Після внесення даних ви можете здійснити перевірку страхового стажу онлайн через електронні сервіси. Це дозволяє переконатися, що вся інформація відображена коректно.

Оцифрування трудової книжки — це важливий крок для кожного, хто планує отримувати пенсію без проблем. Правильне внесення даних гарантує, що ваш трудовий стаж для пенсії буде врахований у повному обсязі.

Щоб уникнути помилок і фінансових втрат, рекомендується звернутися до фахівців. Юристи Центру права допоможуть провести аудит, підготувати документи та здійснити оцифрування трудової книжки онлайн швидко та безпечно.

Не відкладайте це питання — перевірте свої документи вже сьогодні та забезпечте собі впевнене пенсійне майбутнє.