У повсякденному житті далеко не завжди потрібно надавати оригінал документа. У більшості випадків достатньо копії, якщо її вірність підтверджено належним чином, інформцють юристи Центру права та захисту ЛексЮкрейн. Це особливо актуально під час оформлення юридичних угод, адміністративних процедур, подання документів у банки, суди чи до іноземних установ.
Що означає засвідчення копії
Засвідчення вірності копії або витягу з документа — це офіційне підтвердження того, що копія повністю відповідає оригіналу чи певній його частині. Така копія має юридичну силу й може використовуватися на рівні з оригіналом, якщо останній зберігається у власника або в іншій установі.
Хто має право засвідчувати копії документів
Відповідно до статті 75 Закону України “Про нотаріат”, право засвідчувати вірність копій мають:
- нотаріуси (державні та приватні);
- посадові особи органів місцевого самоврядування;
- консульські посадові особи України за кордоном.
Такі копії можуть бути оформлені лише з документів, що мають юридичне значення, не суперечать законодавству та не належать до категорії тих, засвідчення яких заборонене.
Перед тим як засвідчити копію, нотаріус зобов’язаний особисто звірити її з оригіналом. Лише після цього він робить посвідчувальний напис, який підтверджує автентичність копії.
Важливі умови та обмеження
Згідно з Порядком вчинення нотаріальних дій, затвердженим наказом Мін’юсту №296/5 від 22.02.2012 року, існують чіткі правила:
- засвідчення можливе лише для документів, які мають юридичне значення;
- якщо документ виданий органом РАЦС і має використовуватись за кордоном — він спершу підлягає апостилю або консульській легалізації;
- копії документів, створених фізичними особами, засвідчуються тільки за умови, що справжність підпису на оригіналі вже підтверджена нотаріально чи відповідною установою.
Не можна засвідчувати копії з документів, на основі яких видаються оригінали — наприклад, довідки про народження або смерть.
Видача копій документів, що зберігаються у нотаріуса
Особи, щодо яких уже вчинялася нотаріальна дія, мають право отримати засвідчені копії документів, що зберігаються у справах державних нотаріальних контор, архівів або приватних нотаріусів. Це дозволяє повторно використовувати документи без необхідності оформлення нових оригіналів.
Чи можна засвідчити копію з копії
Так, закон передбачає й таку можливість. Стаття 76 Закону “Про нотаріат” дозволяє засвідчення копії з копії, якщо:
- перша копія була нотаріально посвідчена, або
- її видала юридична особа, яка є власником оригіналу документа.
У цьому випадку копія повинна містити позначку, що оригінал зберігається у відповідної установи.
Наприклад, копію судового рішення можна засвідчити лише за наявності відмітки про набрання рішенням законної сили та інформації про те, що оригінал міститься у матеріалах суду.
Як засвідчується вірність виписок
Окремо законом передбачено можливість засвідчення виписок із документів. Це можливо лише тоді, коли документ містить кілька самостійних питань, а виписка охоплює одне з них. При цьому текст має відтворювати повну частину документа, що стосується відповідного питання.
Якщо документ багатосторінковий, у виписці обов’язково зазначаються перша й остання сторінки, які дають змогу ідентифікувати документ. Також у посвідчувальному написі нотаріус обов’язково вказує загальну кількість сторінок оригіналу та сторінки, з яких зроблено виписку або фотокопію.
Підсумок
Засвідчення вірності копій документів — це надійний спосіб підтвердження достовірності інформації без необхідності ризикувати оригіналами. Ця процедура гарантує, що копія має таку ж юридичну силу, як і сам документ, а її оформлення відповідно до закону забезпечує правову безпеку сторін.
У разі потреби засвідчення копій чи витягів варто звертатися до кваліфікованого нотаріуса, який забезпечить правильність оформлення документів відповідно до чинних норм законодавства.
